TEA 1/3: Pametno upravljaj svojim vremenom

Ako pitaš Google, glavna asocijacija na TeaTime su šalice i čajevi. Što je super, jer jako volim i jedno i drugo. Međutim, sigurna sam da možeš zamisliti moje oduševljenje kad sam saznala da TEA u svijetu produktivnosti ima i jedno drugačije značenje.

The key to productivity lies in managing your TEA.

Prema nekim autorima, ključ produktivnosti naime leži u učinkovitom upravljanju s tri resursa: vremenom (Time), energijom (Energy) i pažnjom/fokusom (Attention). Niti jedan od ova tri resursa „ne radi“ savršeno bez ostala dva.

To otkriće je inspiriralo ovu TEA seriju od tri članka. U svakom članku ćemo pričati o jednom od resursa produktivnosti, a prvi na redu je – vrijeme.

 

Kada pričamo o resursima produktivnosti, vrijeme je najpopularnije. Kako napraviti što više u što kraćem vremenu, kako pobijediti prokrastinaciju, kako imati dovoljno vremena za sve. Većina članaka o produktivnosti piše upravo o upravljanju vremenom.

Pročitala sam svašta, od 5-sekundnog pravila do nagrađivanja bombonima za svaki pročitani ulomak. Cijele knjige su napisane o trikovima čija je jedina uloga – učiniti te produktivnijim.

Međutim, u moru svih tih savjeta i trikova, dugo nisam primjenjivala niti jedan. Jer ih je previše, jer ne znam koji „radi“, jer nemam vremena testirati trikove koji bi mi trebali dati – više vremena.

A onda sam kreirala svoj sustav. U njemu nema ništa revolucionarno. Ništa što već nisi čuo. Ali svejedno ću ga podijeliti s tobom jer možda i tebe inspirira da napraviš isto.

Sustav se temelji na dnevnom planeru. Do danas sam ga crtala po papirima, a onda me Marina inspirirala na kreiranje templatea kojeg sada i ti možeš preuzeti. Klikni na link, preuzmi svoj dnevni planer i u nastavku pročitaj – kako imati dovoljno vremena za sve.

 

Odvoji vrijeme za planiranje

Jedno od poglavlja u ebooku kojeg sam nedavno objavila je i – Radi pametno.

For every minute you plan, you save five minutes in execution. When all you do is execute and you never step back from your work to plan, it’s difficult to work smarter.

Svi smo mi „zaposleni“. Međutim, to ne znači da smo i produktivni. Trenutak u kojem „ne znaš gdje ti je glava“ je pravi trenutak za stati, uzeti pet minuta i isplanirati sljedeći korak.

Nedavno sam ti pisala o nekim svojim navikama i na koji način odabirem nove i mijenjam postojeće. Jedna od najpametnijih navika koje možeš usvojiti već danas je – planiranje dana unaprijed. Odvoji pola sata navečer (ili rano rano ujutro prije nego što je ostatak svijeta budan) i odluči što želiš od dana. To je jedini način da to i dobiješ. Rijetko kada nam nešto što jako želimo slučajno padne na glavu. Iza svakog realiziranog cilja stoji – plan.
 


 

Definiraj tri dnevna cilja

Kada (preuzmeš i) pogledaš dnevni planer, vidjet ćeš da na prvom i počasnom mjestu stoje – tri dnevna cilja.

Svi mi imamo preduge to-do liste i nerealno je očekivati da ćeš u jednom danu završiti baš sve što na listi piše. I onda se još obično koncentriramo na hitne zadatke (kao što su mailovi) koji nam „pojedu dan“ i na kraju smo sve, samo ne produktivni.

Zato u planiranju svog dana, odaberi samo tri cilja vodeći se rečenicom „ako sutra napravim ove tri stvari – bit ću zadovoljan“.

 

Isplaniraj tri Pomodora

O Pomodoro tehnici sam ti pisala već nekoliko puta. A sigurno ću je spomenuti i u trećem članku ove TEA serije. I vjerojatno ću je spominjati dok je barem jednom ne isprobaš. Pomodoro tehniku je osmislio Francesco Cirillo za vrijeme studija, kada je saveznika u učenju pronašao u kuhinjskom timeru u obliku rajčice.

Koraci Pomodoro tehnike su sljedeći: Odaberi zadatak na kojem ćeš raditi. (Neprekinuto) radi na tom zadatku 25 minuta. Uzmi kratku pauzu. Ponovno radi na istom zadatku sljedećih 25 minuta. Opet uzmi kratku pauzu. Ponavljaj proces sve do četvrtog Pomodoro intervala, nakon kojeg uzmi dužu pauzu od 15 minuta do pola sata. Za dodatnu motivaciju, svaki put kad završiš jedan Pomodoro interval, zacrni točkicu u dnevnom planeru. Kada zacrniš sve četiri točkice, odradio si jedan cijeli Pomodoro koji se sastoji od četiri 25-minutna intervala, tj. u prosjeku 2 sata.

Različita istraživanja sve češće spominju da ljudi u prosjeku imaju kapacitet za 6 fokusiranih sati dnevno. Što su otprilike tri Pomodora.

Moj idealan, produktivan dan se sastoji od tri fokusirana intervala (2+2+2=6 sati). Pomodoro intervali se idealno odvijaju 10-12 sati / 14-16 sati / 19-21 sat. U svakom Pomodoru radim na jednom od tri dnevna cilja. Ako sam dobro definirala ciljeve, dva fokusirana sata su u pravilu dovoljna. Između Pomodoro intervala odgovaram na poruke i mailove, odnosno bavim se zadacima koji ne zahtijevaju potpuni mir i tišinu.

Naravno da nije svaki dan takav (štoviše, često su takvi dani u manjini). Međutim, dani u kojima se pridržavam ovog rasporeda su uvijek najproduktivniji.
 


 

Isplaniraj dan

Osim Pomodoro intervala, ubaci u svoj raspored i ostale planove i obaveze. To će te natjerati da napraviš realnu procjenu trajanja svih aktivnosti u tom danu. A spoznaja da zapravo nemaš previše vremena će te potencijalno motivirati da se pokreneš odmah nakon buđenja.

Planiranje dana je super jer ti samo jedan pogled na planer daje informaciju što bi u tom trenutku trebao raditi (a ne radiš).

 

Kreiraj to-do listu

Naravno da ima dana kada ništa ne ide po planu. Ni ciljevi, ni planiranje, ni Pomodoro. Ma kakva crvena rajčica i 25-minutni intervali?!

Za takve dane i trenutke, tu je – to-do lista. Ona ima nekoliko različitih uloga. Kao prvo, nećeš zaboraviti ono što je na papiru. Drugo, to-do lista može biti koristan alat u planiranju prokrastiniranja.

Ha? Kakvo planiranje prokrastiniranja? Kakve veze ljenčarenje ima s produktivnošću?

Nitko od nas ne može biti produktivni robot 12 sati dnevno, 7 dana u tjednu. Svi mi ponekad odgađamo i izbjegavamo rad na glavnim ciljevima. U takvim situacijama obično nemamo vremena za šetnju/kavu/spremanje stana, jer – imamo puno posla. Pa onda dva sata scrollamo po Instagramu, uz rečenicu Još samo pet minuta pa krećem.

Zato na to-do listu redovito stavljam i važne, a zabavne stvari. Kava s frendicom, jer ulaganje u odnose je važno. Šetnja sa Zoe, jer fizička aktivnost je zdrava i pozitivno utječe na produktivnost. A ako je nešto na to-do listi, ne može biti gubljenje vremena (kao npr. scrollanje po Instagramu).
 

19017 koraka kasnije… Nakon ovakve subote mogu samo reći #volimjesen. 😊🍁

A post shared by Tea Zavacki (@teatime.com.hr) on


 

Dosljedno prati nove navike

Naravno da svoje navike možeš pratiti i u nekoj od cool aplikacija spomenutih u ovom članku. A sada ih možeš pratiti i u dnevnom planeru. Sve ovisi o osobnom stilu i preferencijama.

A zašto samo tri navike? Neki pametni ljudi tvrde da je uvođenje više od tri navike istovremeno recept za neuspjeh. Navodno je najbolje uvoditi jednu po jednu.

 

Bonus savjet

U dijelu planera pod nazivom Today plans, osim planiranja aktivnosti, možeš i zapisati što si (stvarno) u tom periodu radio. Time diary će ti dati najbrži odgovor na pitanje Gdje mi vrijeme curi?. Također, postoje i aplikacije koje prate sve što radiš kad si online. A online obično gubimo najviše vremena.

I na kraju, ako baš želiš biti štreber poput mene, na stražnjoj strani papira, povremeno možeš i proanalizirati svoj dan, vodeći se pitanjima:

  • Što je najveći današnji uspjeh?
  • Koji cilj nije ostvaren (i zašto)?
  • Lessons learned – što sam naučila i što već sutra mogu primijeniti?

 

I to je to. Detaljan odgovor na pitanje Kako isplanirati dan?  i kako pametno upravljati svojim vremenom. Sljedeći članak u TEA seriji će biti kao stvoren za sve one koji nemaju dovoljno energije. Coming soon…

Ako već sada želiš nastaviti istraživati o produktivnosti, klikni na neki od članaka u nastavku:

 

Recent Posts
Showing 4 comments
  • Reply

    Zgodan predložak. 🙂 Meni je nekako uvijek više odgovarao tjedni prikaz, mada u zadnje vrijeme sve samo utipkam u mobitel. Veselim se ostalim nastavcima! 🙂

    • Tea
      Reply

      Imam ja i tjedni, ali mi se učinilo too much za jedan članak. 😀 Morat ćemo usporediti sustave, sad sam baš znatiželjna! 🙂

  • Slavenka
    Reply

    Draga Tea, moram ti priznati da mi je ovaj članak tvoj najbolji do sada, barem je meni tako sjeo. Već neko duže vrijeme živim na način da planiram, kako dan po dan, tako i tjedne, ovisno o okolnostima. Od kad sam to počela raditi – počela sam i izvršavati svoje obaveze, i više nego što sam mislila da ću stići. Razlog zašto to radim leži upravo u rečenici koju si sama napisala: “Rijetko kada nam nešto što jako želimo slučajno padne na glavu.” i to je zaista tako. Sviđaju mi se savjeti i trikovi koje o kojima pišeš. Iako imam svoj sistem planiranja dana, preuzela sam i tvoj planer jer mi se sviđa ideja od samo 3 (prioritetna) dnevna cilja/obaveze za ispuniti 🙂 Hvala ti! Veselim se nastavcima …

    • Tea
      Reply

      Hvala ti! Jako me veseli čuti da nisam jedina i da još netko “ima svoj sistem”. 😀 Slobodno “ukradi” sve što ti se čini korisnim i obavezno nadopuni s onim što ne piše, a tebi pomaže u organizaciji! 🙂

Leave a Comment

Start typing and press Enter to search