Ostvari više uz calendar blocking

Je li to-do lista stvar prošlosti?

Vrijeme je tvoj najvrjedniji resurs. Jedini resurs u kojem si jednak Garyu, Sethu ili Marie. I ne možeš dobiti više od 24 sata dnevno. Nema.

Ako čitaš ovaj tekst, vjerojatno želiš ostvariti više u ograničenom vremenu koje imaš. I vjeruj mi kada kažem da imaš taman dovoljno vremena za sve što želiš.U to me uvjerio alat koji danas želim podijeliti s tobom i koji je uzrokovao lančanu reakciju promjena u načinu na koji provodim svoje vrijeme.

  • Uz calendar blocking sam učinkovito analizirala što radim u svakom danu i detektirala aktivnosti i dijelove dana u kojima gubim najviše vremena.
  • Sada imam maalo realnija očekivanja od svakog dana i toga što je realno ostvarivo. Kao rezultat, tijekom većine dana dovršim ono što sam planirala i zadovoljna legnem u krevet.
  • Počela sam više cijeniti svoje vrijeme i sada na 15 minuta gledam kao na priliku da napravim nešto produktivno (a ne kao na pauzu za scrollanje Instagramom). Iako i dalje imam normalne pauze. I povremeno (barem jednom dnevno) scrollam Instagramom.
  • Mislila sam da će me planiranje aktivnosti u danu ograničavati i stvarati mi nepotreban stres. U početku i je. A zatim sam otkrila trik pod brojem 8. u nastavku.
  • Više mi se ne događa da u panici gledam to-do listu jer znam da će svaki od zadataka doći na red i biti dovršen na vrijeme.


Što je onda uopće taj calendar blocking?

Calendar blocking ili time blocking je jednostavan proces tijekom kojeg svakom zadatku s to-do liste dodjeljujemo vremenski okvir u kojem će biti ostvaren. Ukratko, prebacujemo zadatke s to-do liste u kalendar.

Budući da inženjerka u meni voli kada alati dođu s uputama za korištenje, u nastavku slijedi 10 koraka koji će ti olakšati testiranje i primjenu calendar blockinga već ovog tjedna.

10 koraka za uspješnu primjenu calendar blockinga

1. Prijeđi s to-do liste na kalendar

Koliko često ti se dogodi da neki zadatak stoji na to-do listi tjednima? Štoviše, stoji na toj listi toliko dugo da ga svjesno počinješ izbjegavati. Što misliš da bi se dogodilo kada između tvojih zadataka i njihove realizacije više ne bi stajala to-do lista nego – kalendar? Kako ti zvuči ideja o upgradeu organizacijskog sustava?

To ne znači da to-do listu trebaš u potpunosti izbaciti iz svog sustava planiranja. Ja je osobno i dalje volim i koristim u sklopu nedjeljne rutine o kojoj možeš više pročitati ovdje. Sada samo zadatke s to-do liste redovito (barem jednom dnevno) premještam u svoj kalendar.

2. Odaberi (tebi) idealnu platformu

I digitalni i “papirnati” kalendari imaju svoje prednosti i mane. Nakon malo testiranja, ja sam se odlučila za digitalnu verziju (konkretno, Google Calendar) zbog fleksibilnosti i izmjena u hodu.

To ne znači da do izmjena treba dolaziti često. Baš suprotno. Kada nešto staviš u kalendar to je tvoj dogovor sa samim sobom. Dogovori koje imamo s drugim ljudima su važni. Dogovori koje imamo sami sa sobom su još važniji. Aktivnosti i zadaci koji se nalaze u tvom kalendaru se tamo nalaze s razlogom i trebali bi biti tvoj osobni prioritet (barem je to nešto što ponavljam sama sebi već tjednima).

3. Popiši “kalendare”

Konkretno, odlučila sam u Google Calendaru imati više različitih kalendara za različitu vrstu aktivnosti. Na taj način određene kalendare mogu podijeliti s drugim ljudima.

Neki od kalendara koje koristim (i čiji nazivi su sasvim slučajno ispali jedna nelogična englesko-hrvatska kombinacija) su:

  • Get Things Done
  • Posao
  • TeaTime
  • TeaTime sadržaj
  • Workouts


4. Počni na početku (i na kraju)

Prvo što unosiš u svoj kalendar su vrijeme početka (buđenja) i vrijeme završetka dana (tj. vrijeme odlaska na spavanje). Sve ostalo mora stati između ta dva vremena. Na taj način odmah donosiš i odluku o optimalnom dnevnom broju sati sna, što je također važan broj u svijetu produktivnosti.

Google Calendar ti nudi mogućnost da vrijeme buđenja i odlaska na spavanje uneseš jednom i zatim namjestiš da se taj “događaj” ponavlja svaki dan.

5. Zatim unesi rutine

Sljedeće što unosiš u svoj kalendar su aktivnosti koje se ponavljaju svaki dan ili svaki tjedan, ili barem jednom mjesečno. Na primjer, to su jutarnja i večernja rutina, putovanje na posao, vrijeme koje provodiš na poslu, vježbanje, glavni obroci u danu itd.

6. Dodaj specifične aktivnosti

Sada kada si postavio okvir i unio ponavljajuće aktivnosti, imaš jasniji pregled svog tjedna. Što znači da je vrijeme za unos svih onih specifičnih aktivnosti i zadataka u tjednu koji dolazi. U ovom koraku unosiš kavu s frendicom, izlet na Sljeme i pisanje izvještaja koji treba biti gotov do petka.


7. Slične aktivnosti grupiraj zajedno

Mozak navodno gubi puno vremena i resursa na “skakanje” između različitih vrsta zadataka. Zbog toga se u člancima o produktivnosti sve češće piše o batchingu – grupiranju sličnih aktivnosti u veće blokove. Tako na primjer neki od poznatih YouTubera ponedjeljkom i utorkom snimaju videe, srijedom ih obrađuju, a četvrtkom i petkom se bave objavama videa i odgovaranjem na mailove i komentare – što je značajno učinkovitije od opcije da sve te aktivnosti rade svaki dan i naizmjenično.

Osobno subotu volim rezervirati za kreativno pisanje. (Idealnom) subotom obično napišem blog post za sljedeći tjedan, pripremim newsletter, isplaniram objave za društvene mreže. Nedjeljom se pak bavim strategijom i novim projektima.

8. Tajni trik za minimiziranje stresa

Ako isplaniraš svaku minutu svakog dana – vjerojatno ćeš biti pod stresom. I vjerojatno ćeš imati osjećaj da stalno trčiš za svojim rasporedom i pokušavaš ga sustići. Vjeruj mi, isprobano.

A onda sam prilagodila svoja očekivanja i dodala u kalendar – buffere. Počela sam aktivnostima dodjeljivati malo više vremena nego što mi je zaista potrebno. Na primjer, ako mi inače za pisanje teksta za blog treba sat i 45 minuta, u kalendar bih stavila 2.

Ako ti je draže (i vizualno voliš vidjeti “rupe” u svom kalendaru), buffere možeš prikazati i kao prazan prostor. Jedino je važno da u svoj kalendar uplaniraš vrijeme za nepredviđene situacije (i disanje).

9. Ubaci u kalendar i vrijeme za planiranje kalendara

Usvajanje svake nove navike je uspješnije kada unaprijed definiraš vrijeme u kojem će se navika dogoditi. U ovom slučaju, odmah ubaci u kalendar koji dan u tjednu ćeš odvojiti 30-ak minuta za planiranje sljedećeg.


10. Mijenjaj, testiraj i prilagođavaj

Ako često preskačeš jutarnje vježbanje i nadoknađuješ ga u popodnevnim satima, možda je vrijeme da se pomiriš s činjenicom da ti popodnevno vježbanje više odgovara? Ili, ako često kasniš na posao, možda trebaš prilagoditi svoje vrijeme buđenja? Što ako uporno ne čitaš tih 30 minuta prije spavanja, bez obzira na to što piše u kalendaru? Možda je vrijeme za promjenu.

Barem jednom tjedno analiziraj svoj kalendar, što je funkcioniralo i što nije prošlo po planu i – prilagodi plan. Ili prilagodi navike. Odluka je na tebi. I svaka odluka je ok, sve dok provodiš vrijeme u skladu sa svojim prioritetima. A oni pišu u kalendaru.

Što misliš o primjeni calendar blockinga u tvojoj rutini? Što kažeš na to da usporedimo kalendare?

Recent Posts
Showing 10 comments
  • Matej Coha
    Reply

    Samo jedan u nizu od ekstrakorisnih postova….konkretno,laički,primjenjivo…..5+ 🙂

    • Tea
      Reply

      Uu to je baš lijepi feedback, hvala ti, posebno me veseli ovaj “primjenjivo” dio. 🙂 Javi kakvi su rezultati nakon testiranja!

  • Ivan
    Reply

    Super post!😄 Odličan način kojeg koristim već neko vrijeme jer ne moram bilježnicu nositi sa sobom!

    Jel bi mogla staviti link ako postoji, o pokretanju bloga?

  • Ana
    Reply

    ja sam ovo donekle radila i prije, ali mi je pomoglo da upišem baš sve pa je sad sve puno i šareno i više me veseli. voljela bih da je google calendar malo fleksibilniji što se tiče opcija, ali ok. 🙂

    • Tea
      Reply

      Haha totalno te kužim. 🙂 A što se tiče google calendara, ja se vodim onom “good enough” jer iako mu neke stvari fale, istovremeno je povezan sa svim ostalim programima i dovoljno je brz. Tako da – good enough. 😀

  • Adrian
    Reply

    Planiram prijeći s task liste na calendar blocking, ali nekoliko stvari me još tu “muči”. Postoje aktivnosti koje nije moguće precizno smjestiti u kalendar jer ovise o drugim ljudima ili događajima – npr. trebam nešto napraviti, ali to ću moći tek nakon što dobijem informaciju X ili nakon što kolega napravi svoj dio posla. Možda staviti periodički događaj tipa “provjeri je li X gotov”? Još jedno pitanje, kako pratiš aktivnosti u kalendaru kad imaš mnogo malih aktivnosti – notifikacije ili često pogledavanje kalendara?

    • Tea
      Reply

      Odlična pitanja, očito se kužimo po pitanju planiranja i produktivnosti. 🙂 Ono što ja volim napraviti s ovim prvim zadacima koje spominješ je upravo to – ponavljajuća aktivnost u danu (cca 30min) tijekom koje prolazim kroz takve zadatke i podsjećam ljude o kojima ovise, tj. od kojih mi treba neki input. Što se tiče drugog pitanja – na kakve aktivnosti točno misliš? Kratke i slične aktivnosti kao što je checkiranje inboxa i odgovaranje na poruke/komentare volim spojiti u jedan veći blok i odraditi ih samo nekoliko puta u danu. Na taj način ne prekidam koncentraciju i ne skačem s jednog različitog zadatka na drugi (što mi se pokazalo manje produktivnim). Jesam li odgovorila na pitanje? 🙂

  • Ivan
    Reply

    Jako dobro! 😀 Baš jednostavno, primjenjivo i prekrasna baza za krenuti u svoj osbni Calendar bricking! 😀 😀 😀 Jel planiraš tako i godišnje? Skužio sam da si tada dosta raskopam rutinu i teško mi je vratiti… 🙂 Ostavljaš li svu rutinu na godišnjem? 🙂 Imaš li godišnji? 🙂 🙂 🙂

    • Tea
      Reply

      Haha znaš da imam, no na godišnjem sam puno opuštenija. Ono što sam počela primjenjivati i tijekom godišnjeg (koji u suprotnom prebrzo proleti) su mini wish liste, tj. popis stvari za koje želim da se dogode tijekom godišnjeg – npr. noćno kupanje, sladoled uz zalazak sunca… Na taj način puno više cijenim i te “neisplanirane” dane. 😀

Leave a Comment

Start typing and press Enter to search

Tea and Andrea on Spark.me 2018