Kako ostvariti ciljeve – jednostavan sustav za maksimalnu produktivnost

Dakle, ovo će možda zvučati stvarno glupo, ali pročitala sam već dosta članaka i čak gledala Youtube videe, ali nikako nisam uspjela riješiti svoj problem – naime,  ja jednostavno ne znam kako voditi planer! Nakupovala sam ih na desetine, ali svaki ostane prazan. Jednostavno ne znam kako se organizirati, što je bitno, kako utrpati sve što želim, mislim i trebam u te male kućice?!

 

Niti jedno pitanje ili problem nije “glup”, a posebno ne problem s kojim se svatko od nas suočio barem jednom – kako sve obaveze, očekivanja i ogromne snove pretvoriti u to-do kvadratiće? I kako ih na kraju i ostvariti? (Antonia, hvala na odličnom pitanju.)

Iako oduvijek koristim planere i to-do liste, moj sustav planiranja i organizacije u svom današnjem obliku je nastao tijekom online programa B-School. Jedna od genijalnih stvari koje me Marie naučila je – kako velike ciljeve sustavno pretvarati u male, svakodnevne i ostvarive korake (i u konačnici ostvariti sve što želiš).

U nastavku s tobom dijelim točne korake zahvaljujući kojima je, ne tako davno, nastao i TeaTime.

 

1. Sanjaj veliko

Ako pratiš TeaTime newsletter, onda znaš da na kraju svake godine barem jedan dan posvetim brainstormanju velikih ideja za sljedeću godinu. Tema tog jednogodišnjeg sastanka je svake godine ista – Što želim ostvariti u sljedećih 12 mjeseci. Takav “sastanak” nije rezerviran samo za kraj ili početak godine, a sve što ti treba je nekoliko sati i prazan papir na koji ćeš zapisati baš sve želje, planove i snove koje imaš za sljedeću godinu. U svim životnim područjima. I bez cenzure.

 

2. Strateški isplaniraj godinu

a) Filtriraj ciljeve

Sljedeći važan korak je selekcija. Pročitaj baš svaku ideju koju si zapisao u prethodnom koraku i zapitaj se – možeš/hoćeš li se posvetiti njenoj realizaciji u sljedećih 12 mjeseci. Prekriži sve što nije realistično i/ili te ne veseli dovoljno.

 

Preuzmi besplatni template i kreiraj svoj godišnji plan

 

b) Kreiraj godišnji pregled ciljeva

Sljedeće što ti treba je papir s 12 pravokutnika za svaki mjesec u godini (preuzmi TeaTime template ili kreiraj svoj vlastiti). Ideje koje su preživjele selekciju sada rasporedi po mjesecima. Neke od ideja su vremenski određene, kao na primjer predaja diplomskog rada u svibnju. Druge pak rasporedi prema osobnim željama i planovima. U ožujku možda želiš lansirati blog, a u rujnu ćeš se posvetiti traženju posla. U planiranju budi ambiciozan, ali i realističan. Nemoj pretjerati s brojem ciljeva i uzmi u obzir neplanirane stvari koje će se sigurno dogoditi tijekom godine.

I to je to, odradili smo najvažniji korak. Kreirani pregled ciljeva po mjesecima nam je baza kojoj ćemo se vraćati tijekom cijele godine (osobno, taj papir uvijek držim na vidljivom mjestu).

 

c) Kreiraj master tablicu

Sljedeći korak je – master tablica. Naš glavni zadatak je svaki cilj u pojedinom mjesecu raspisati na najmanje moguće korake vodeći se npr. pitanjem – što sve moram napraviti da bih u ožujku lansirao blog? Iako svoju master listu uvijek imam u planeru, primjer u nastavku sam kreirala u Excel tablici (svi formati su dopušteni).

Master tablica može biti pregled svih zadataka za cijelu godinu, ili pak možeš kreirati odvojenu tablicu za svaki mjesec. U svakom slučaju ćeš je sigurno nadopunjavati tijekom godine tako da nemoj brinuti o 100% točnosti. Jedini cilj master tablice je – imati sve zadatke na jednom, opipljivom mjestu (a ne u glavi).

 

3. Get things done

a) Tjedni check-point

Zadnji (i najteži) korak je stvarno napraviti sve što piše na master listi. Rješenje za to je jednostavna tjedna navika – svakog četvrtka ili petka posveti 30-60 minuta planiranju sljedećeg tjedna.

Osobno za planiranje koristim bilježnicu ili planer, ali i Excel tablica je odlično rješenje (kao što možeš vidjeti u primjeru ispod). Planiranje tjedna se zapravo sastoji od prepisivanja zadataka iz master liste u tjedni to-do plan. Pritom se trudim biti realistična i uzeti u obzir sve druge obaveze kao što su rođendani, liječnički pregledi, putovanja… Također, tijekom jednog tjedna obično radim na maksimalno 3 projekta (u ovisnosti o opsegu projekta, ponekad je i jedan dovoljan).

Najvažnija informacija, uz sami zadatak, je – prioritet. Kada stvari ne idu po planu i kada se dogodi nešto nepredviđeno, važno je znati koje zadatke moraš završiti prve, a koje možeš odgoditi za sljedeći tjedan. Također, petkom obično analiziram protekli tjedan i ono što nije funkcioniralo. Naučene lekcije iz tog tjedna, odmah primijenjujem u planiranju sljedećeg.

 

b) Dnevni check-point

I zadnje, svaki dan započinjem i završavam kratkim 15-minutnim sastankom sa sobom. Tijekom tih 15 minuta, na temelju tjednog to-do plana, definiram dnevni plan pomoću dnevnog plannera o kojem sam ti nedavno pisala. 15 minuta na kraju dana pak služe za praćenje napretka, prioriteta i prilagođavanje smjera.

 

I to je to. Ukratko:

Prvo smo “sanjali veliko” i definirali godišnje ciljeve. Godišnje ciljeve smo zatim rasporedili po mjesecima i kreirali godišnji action plan. Ciljeve smo zatim raspisali na manje zadatke u master tablici. Iz master tablice kopiramo zadatke u tjedni plan, a na temelju tjednog plana kreiramo dnevni.

Za one koji odmah žele strukturirati svoj planner, sve što vam treba su četiri različita templatea ili tablice: godišnji plan, master tablica sa svim zadacima (vidi sliku iznad), tjedni plan (vidi sliku iznad) i dnevni planner. Posljednji alat kojeg koristim, a u ovom članku ga nisam spomenula, je i godišnji kalendar.

 

Jedina prava tajna ovog sustava je – dosljednost. Potrebno je vrijeme da ovaj sustav postane navika (otprilike 2-3 mjeseca). Međutim, apsolutno je vrijedan upornosti i ulaganja.

Ponekad je sam pogled na velike ciljeve ili beskonačan popis zadataka – obeshrabrujuć. Zato ujutro ne gledaš godišnji plan ili master tablicu. Sve što ti treba je dnevni popis zadataka. Svakodnevno križanje malih stvari s dnevne liste će te dugoročno dovesti do ostvarenja velikih godišnjih ciljeva.

 

Ako voliš temu organizacije i produktivnosti, u nastavku slijede neki od TeaTime članaka koji bi ti se mogli svidjeti:

 

Želim ti uspješno planiranje,

Recent Posts
Showing 6 comments
  • Tamara
    Reply

    Hvala ti Tea na još jednom odličnom tekstu! Ja kao papagaj na svojim radionicama stalno govorim da treba krenuti od šire slike i od dugoročnog se “spuštati” prema tjednom i dnevnom. Naravno da nije uvijek lako biti dosljedan, ali oko svega dobroga u životu se trebamo malo pomučiti samo se ljudi dijele na one koji su na to spremni i na one koji nisu. Moram reći i da si mi dala misliti o Master listi jer ju osobno ne strukturiram baš ovako, ali mislim da ću probati. 🙂 Pozdrav iz Slagalice!

    • Tea
      Reply

      Znala sam da nas ima još! 🙂 Super mi je čuti da imamo sličan pristup “od šire slike prema dnevnim ciljevima” i apsolutno potpisujem tvoj stav. A što se Master liste tiče, baš me zanimaju dojmovi! 🙂

  • Reply

    Obožavam tvoje postove o organizaciji i navikama <3
    Svake godine si zapišem neke ciljeve, ali na kraju se pogubim i odgađam raditi na tome. Ovo mi se čini kao odlična tehnika da se svaki dan napravi nešto što će nas bliže primaknuti cilju i baš ću isprobati 🙂 Za par mjeseci javim kako funkcionira 😀

    • Tea
      Reply

      Najljepši mogući komentar, volim ljude koji pročitano odmah primijene u praksi. 🙂 I veselim se rezultatima!

  • Biljko
    Reply

    Super tekst! Moj je problem što imam previše planova! Realiziram puno malih projekata ali nekako mi se čini da se ne zaustavim i uživam u trenutku. Nekad kasnije se sjetim pa se kratko pohvalim ali nije to to. Trebam neku tehniku da se posvetim “velikim” projektima a ovo mi se čini sjajna stvar.

    • Tea
      Reply

      Sve znaš. 🙂 Svi se mi povremeno izgubimo u malim i hitnim stvarima, ali zapravo ove velike su obično te koje se broje.

Leave a Comment

Start typing and press Enter to search

tea-zavacki-intervjuBe_bold