3 osnovna pravila produktivnosti

TL; DR (Too Long; Didn’t Read): Važno odradi brzo, delegiraj što možeš i nemoj raditi nevažno. A onda osvoji svijet.

Možda si ovu oznaku već vidio u svojim mailovima, postaje popularna. Laički rečeno, to je sažetak maila. Odnosno, u našem slučaju, posta. Za one koji ne vole čitati.

 

Evo još jedne osobe s kojom imam love-hate odnos. Timothy Ferriss, inače dobar Garyev prijatelj. Knjigu The 4-Hour Workweek sam započinjala čitati, prestajala i vraćala joj se nakon nekoliko tjedana ili mjeseci odmora. Ako se nekom osobinom ponosim onda je to upornost. Na granici s tvrdoglavošću. Tako sam stigla i do kraja knjige. I sada želim s tobom podijeliti dvije, tri pametne koje sam pročitala i zapisala.

 

Glavni cilj knjige je otkriti korisne savjete i trikove koji će svakome od nas omogućiti da radimo samo 4 sata tjedno.

Zvuči nestvarno. I definitivno zvuči kao nešto što svatko od nas želi. Ili bi trebao željeti. Ili možda ne?

 

Naslov je svakako nešto što me privuklo knjizi. Četverosatni radni tjedan. Zvuči divno. Ali Timothy onda nameće stav da je jedina svrha posla, tj. firme, da redovito donosi novac, pri čemu ti radiš što je manje moguće. Ali gdje su tu onda ideje o pokretanju posla koji voliš i želiš raditi svaki dan? Čini mi se da Timothy isključuje postojanje te mogućnosti i pokušava pomoći da si osiguraš potrebno vrijeme i novac da bi tek onda radio ono što voliš.

Iako osnovna ideja knjige i poslovni model koji Timothy predlaže i ja nismo kliknuli, ova knjiga me natjerala da preispitam sve što sam mislila da znam o produktivnosti i organizaciji. Sljedeća tri pravila su odlično objašnjena kroz cijelu knjigu.

 

Paretovo pravilo

Ilitiga pravilo 80/20.

Pravilo kaže da se 80% postignutog rezultata postiže u 20% ukupnog vremena tijekom nekog projekta.

Meni je ovo pravilo bilo jako zanimljivo prvi put kad sam za njega čula. Može se primijeniti gotovo na sve. 80% vremena nosiš samo 20% odjeće u svom ormaru. 80% kućanskih poslova odradiš u 20% vremena. 80% teksta napišem u 20% vremena.

Što to znači? Recimo da mi treba 100 minuta da napišem jedan post. Paretovo pravilo kaže da u prvih 20 minuta napišem 80% cijelog teksta. To su četiri petine (4/5)! Što onda radim preostalih 80 minuta (gotovo sat i pol)? Vjerojatno čitam tekst po peti put u potrazi za tipfelerima i uređujem slikice.

Osnovna ideja ovog pravila je da fokus treba biti na onim aktivnostima i zadacima koji ti donose 80% rezultata. Ostalo treba reducirati ili eliminirati. Koje su to aktivnosti možeš saznati jednostavnim praćenjem i zapisivanjem svojih aktivnosti kroz dan. Ova tehnika ti omogućuje da shvatiš što je stvarno važno.

 

Ne moraš sve odraditi sam

Iako ju Timothy ne spominje, mislim da je ovdje korisno ubaciti hitno/bitno matricu, tj. Eisenhowerovu matricu. Kada imaš previše zadataka pred sobom, kako znaš kojima se trebaš prvima posvetiti?

Ideja ove tehnike je sljedeća: Najprije sve zadatke koje imaš pred sobom raspodijeli u jedno od četiri polja. Zatim prati savjete koji odgovaraju svakom polju.

Hitno/Bitno Matrica

Crveno: Bitno i hitno

Zadaci u ovom polju zahtijevaju tvoju punu pozornost, odmah. To su zadaci čije neizvršavanje ima ozbiljne posljedice i nemaš puno vremena da ih odradiš. Primjer toga bi bilo slanje prijave za posao do određenog roka. Hitno je, a ako ju ne pošalješ – ništa od posla.

Narančasto: Nije bitno, ali je hitno

Zadaci u ovom polju često nepotrebno odvlače tvoju pažnju. To su zadaci koji su hitni, ali su posljedice njihovog (ne)rješavanja male. Dobar primjer su mailovi. Svi zahtijevaju hitan odgovor, ali barem 80% toga nije toliko bitno. Čest savjet za ovu vrstu zadataka je – delegiraj ih, tj. njihovo rješavanje prepusti nekom drugom, ako je to moguće.

Zeleno: Bitno, ali nije hitno

Ove aktivnosti često nikako da dođu na red. To je onaj tečaj stranog jezika koji odgađaš. Ili večernji trening za koji nikad nemaš vremena. To su sve one aktivnosti kroz koje ulažeš u sebe i svoj napredak, ali nisu hitne i nekako ih uvijek zanemariš. Glavni savjet za ovu skupinu aktivnosti je fokus. Prije nego što postanu hitne i prijeđu u crveni kvadrant.

Sivo: Nije bitno i nije hitno

Ove aktivnosti su često čisti gubitak vremena. Besciljno gledanje videa na Youtubeu. Da, Tea, tebe gledam. Jedini savjet za ovu skupinu je – eliminirati.

Matrica hitno/bitno je često koristan alat kada si u gužvi, a ne znaš od kuda krenuti.

 

Zadaj si kratke rokove

Zašto?

Parkinsonov zakon kaže da će opseg posla rasti kako bi ispunio svo vrijeme koje imaš na raspolaganju.

Ovo je pravilo često vidljivo na sastancima. Ako je u kalendaru predviđeno da sastanak traje sat vremena, sastanak će trajati sat vremena. I često deset minuta duže. Čak i ako se sve moglo dogovoriti u prvih nekoliko minuta.

Timothy zbog toga predlaže da si sam, za svaki zadatak, zadaš što kraći rok. Ako blog post inače pišem 100 minuta, sada bih si trebala zadati cilj da ga završim unutar prvih 30. Ionako smo već zaključili da većinu toga napravim u prvih 20 minuta.

Također, Timothy upozorava da ne miješamo zaposlenost i produktivnost. To što si cijeli dan odgovarao na mailove i “nisi imao vremena niti popiti kavu”, ne znači nužno da si bio produktivan. Ovo je nešto što ja baš volim raditi. Odabrati lakše zadatke koji obično dugo traju i onda se praviti da radim nešto korisno. Na primjer bojanje to-do listi. Mislim da je kritično važno da svaki zadatak bude u svojoj boji. Inače uopće nema smisla kretati s poslom.

 

Svako od ova tri pravila je jako dobro objašnjeno u samoj knjizi. Ono što cijenim kod Tima je trud koji je uložio da na jedno mjestu skupi sve korisne linkove, brojeve, adrese i informacije. Dio toga nije primjenjiv kod nas u Hrvatskoj, ali to ne umanjuje detaljizam s kojim je pristupio temi.

 

Na vrhu nema gužve

 

I na kraju, htjela bih te ostaviti s idejom s kojom Timothy otvara knjigu.

A to je ideja da na vrhu nema gužve.

Timothy kaže da 99% ljudi vjeruje da ne mogu postići velike stvari, zbog čega ciljaju na prosječne. Prosječne ciljeve, prosječne poslove, prosječne odnose. Zbog čega je konkurencija najveća upravo u slučaju tih „realističnih“ ciljeva. Timothy navodi da je lakše postati predsjednik uprave, nego menadžer u istoj firmi. Jer 20 ljudi baš poput tebe želi biti menadžer. A često nitko ne želi biti predsjednik uprave.

Sigurna sam da ti sada puno primjera i onih „da, ali“ rečenica pada na pamet. Zato ću stati, i završiti sa zaključkom da se u svakom slučaju radi o zanimljivoj ideji. Sljedeći put kada dobiješ priliku prijaviti se za posao iz snova koji ti se čini nedostižnim – prijavi se. Vjerojatno i ostalih 100 ljudi misli isto kao i ti. I vjerojatno se nitko neće prijaviti. Zbog čega ćeš ti biti jedini i zbog toga dobiti posao. Sanjaj ogromno.

 

Jesi li ikada primijenio jedno od ovih pravila u praksi? Imaš li neki dobar primjer? Što misliš o ideji da na vrhu nije gužva?

 

Želim ti što više produktivnih sati i kvalitetnih rezultata. I ciljaj visoko – navodno je lakše.

 

potpis_web

Recent Posts

Leave a Comment

Start typing and press Enter to search