Kako organizirati dobar event u 5 koraka

Ovo nije tekst o rezervaciji prostora i dobrom ozvučenju. Zapravo, ovo uopće nije tekst o event managementu.

 

Koraci koje ću danas podijeliti s tobom su jednako primjenjivi na organizaciju evenata, kao i na kreiranje nove usluge ili proizvoda, a rezultat je – oduševljeni posjetitelj ili kupac. Ako misliš da ovo nije tekst za tebe, sjeti se da je i tvoj blog, vjenčanje ili linija nakita neka vrsta proizvoda ili usluge. A ako na poslu ikada budeš u situaciji da moraš kreirati neki novi template ili pak redizajnirati proces kontaktiranja klijenata – sjeti se ovog teksta.

 

Bez obzira na široku primjenu ove metodologije*, danas ćemo se koncentrirati na konkretan primjer – primjer organizacije eventa tj. konferencije, jer konkretni primjeri su često puno korisniji od obične teorije. Kao netko tko je u protekle 2 godine bio na više od 30 različitih konferencija, odlučila sam jednu od njih ovoga puta iskoristiti kao „ogledni primjerak“.

Za Spark.me konferenciju sam prvi put čula prošle godine kada sam, kao službena blogerica, pisala o cijelom iskustvu u ovom tekstu. Danas s tobom želim podijeliti 5 razloga zbog kojih je Spark.me vodeća konferencija u regiji i kako taj pristup i ti možeš primijeniti na apsolutno sve što radiš.

*Formalni naziv metodologije je Design Thinking, a mi je u mom timu primjenjujemo svakodnevno.

 

1. Organiziraj konferenciju zbog posjetitelja (a ne obrnuto)

Prvi i najvažniji korak je pitati se – za koga organiziraš taj event i što ti ljudi zapravo trebaju ili žele?

Često ćeš u današnjoj literaturi pronaći pojam customer centric, što znači – staviti korisnika u središte. Na koji način? Najjednostavnije rečeno – pričaj s ljudima. Oni će ti reći je li im poludnevni event prekratak ili im baš odgovara kraći format poslije posla. Oni znaju je li im lokacija u centru pristupačna ili im je, baš suprotno, problematična zbog nedostatka parkinga. Oni su ti kojima ćeš prilagoditi temu, govornike i raspored predavanja.

Spark.me primjer:

Kada ljude staviš u središte, to se osjeti. Na primjer, nije lako u jednu malu zemlju na Mediteranu dovesti neke od najpoznatijih TED govornika, astronaute ili pak direktore najvećih marketinških agencija. Međutim, gledajući Spark, to djeluje kao najlakša stvar na svijetu.

Kada je prošle godine Vladimir Vulić, direktor programa konferencije, najavljivao Dr. Maxa Mckeowna shvatila sam jednu stvar – Spark.me organizatori odnose s pojedinim predavačima grade godinama, što onda dovodi do testimonialsa kao što je onaj Rorya Sutherlanda, potpredsjednika Ogilvy & Mather UK: I wasn’t paid to speak at Spark.me, but I came home considerably richer.

Od prvog maila kojeg sam razmijenila sa Spark organizatorima sam bila sigurna u jednu stvar – njima je stalo, od prve do zadnje interakcije. I to ne samo do predavača. Jer bez obzira na to kolika faca predavač na pozornici bio, oni ga prekidaju čim istekne njegovo vrijeme – zato što poštuju tvoje. I u svakom trenutku osjećaš da si im bitan.
 


 

2. Definiraj cilj

Logično. Svaki uspješan projekt počinje sa ciljem. Međutim, ovdje ne pričamo o klasičnom cilju kojeg sam odabireš kao motivaciju. Ovdje pričamo o cilju koji se isključivo temelji na prethodnom koraku.

Pričao si s ljudima zbog kojih organiziraš konferenciju. Slušao si što žele i što im fali. A sada, iz svega što su ti rekli, odaberi jedan njihov problem koji želiš riješiti. Rekli su ti da im nedostaju poznanstva u poslovnom svijetu – neka 50% tvog eventa bude facilitirani networking. Ako im pak fale konkretna znanja i vještine – organiziraj ciklus radionica.

Spark.me primjer:

U ovoj našoj regiji imamo i dovoljno znanja i dovoljno genijalnih ljudi. Ono čega nam ponekad nedostaje je malo „pozitivnih misli i čarobne prašine“*. Spark je upravo to odabrao kao svoj cilj – organizirati lokalnu konferenciju na koju će dolaziti globalni predavači. Konferenciju koja će kvalitetom biti jednaka „velikima“. Jer je to najbolji način za dokazati da se može.

* Referenca iz Petra Pana.

 

3. Traži inovativna rješenja

Znaš za koga organiziraš event i znaš koju potrebu želiš zadovoljiti. Što nas dovodi do zanimljivog dijela – kako to napraviti na najinovativniji mogući način.

Spark.me primjer:

Jedan od inovativnih Spark elemenata su upravo predavanja. Ako dovoljno dugo ideš na konferencije, u jednom trenutku te malo tko na pozornici može iznenaditi. Međutim, u slučaju Sparka, niti za jednog prošlogodišnjeg govornika nisam čula prije same konferencije. A onda sam, u mjesecima nakon Budve, počela njihova imena primjećivati u videima i intervjuima kao što je ovaj Tima Ferrissa i Marie Forleo u kojem spominju Oglivy i primjere koje sam imala priliku čuti od Rorya Sutherlanda osobno.

Ista je stvar i s ovogodišnjim govornicima. Međutim, ovoga puta sam se odlučila puno bolje pripremiti i iskoristiti priliku, tako da ćeš uskoro moći čitati o nekima od njih.
 


 

4. Počni malo

Ovih dana svi žele biti poduzetnici. Međutim, ne moraš dati otkaz i dići kredit da bi realizirao svoju ideju. Ne treba ti 20 sponzora da bi tvoja konferencija bila uspješna. Četvrti korak glasi – počni malo.

U prethodnom koraku si generirao puno kreativnih i inovativnih ideja. Sada je trenutak da odabereš jednu od njih koja najbolje rješava problem „tvojih ljudi“ i koju u ovom trenutku možeš realizirati, a kada je odabereš – kreiraj najmanji mogući prototip te ideje. Želiš organizirati najbolju konferenciju u ovom dijelu Europe? Super, prvo organiziraj najbolje moguće predavanje.

Spark.me primjer:

Spark nije počeo kao najbolja konferencija u regiji. Prema Vanjinim riječima: Konferencija je od prve godine počela kao veliki projekat u smislu kvaliteta hotela u kojem se održala, broja učesnika, broja govornika, sponzora i slično. Ali, u startu nismo bili mentalno „veliki“.*

Spark.me nije počeo kao „konferencija koja se po kvaliteti programa može mjeriti sa bilo kojom konferencijom srednje veličine (do 600 sudionika) na svijetu“. Kao što ni svi vrhunski predavači nisu došli odjednom. Počni, počni malo i nadograđuj na provjerenom prototipu.

*Nastavak Spark.me priče pročitaj na samom kraju ovog posta.

 

5. Testiraj

Svaki prototip testiramo na onim istim ljudima s kojima smo na početku pričali. Oni su ti koji će nam reći jesmo li na dobrom putu.

Spark.me primjer:

Od 2013. do danas Spark.me svake godine testira koncept. Mijenja i nadograđuje. I stalno osluškuje potrebe „svojih ljudi“ jer oni su ti zbog kojih Spark.me postoji.
 


 
I na kraju – priznajem, ja sam puno veća posvuduša od D. I on je puno škrtiji po pitanju svog vremena od mene. Međutim, ove godine na Spark.me idemo zajedno jer, prema njegovim riječima – zvuči impresivno.

Ako dolaziš na Spark.me – javi se, mislim da je vrijeme da se upoznamo uživo. Ako pak planiraš doći, ali još nisi kupio kotizaciju, javi mi se mailom kako bih ti poslala kod za popust.

 

Nastavak Spark.me priče:

“Nakon uspješno realizovane prve konferencije, pitanje je bilo – “Što dalje?” Mogli smo da napravimo istu stvar kao i prošle godine i da imamo još jedno dobro izdanje konferencije. I to bi bilo realno. Međutim, shvatili smo da smo postavili ciljeve prenisko, tako da smo za narednu godinu izabrali nerealno! Odlučili smo se da napravimo događaj koji suštinski nije moguće organizovati u našim uslovima – konferenciju koja se po kvalitetu programa može mjeriti sa bilo kojom konferencijom srednje veličine (do 600 učesnika) na svijetu.

Da li je bilo realno da u Budvi organizujemo konferenciju koja će privući 550 ljudi iz 27 država širom svijeta? Nije. Da li je bilo realno da organizujemo konferenciju sa svjetski poznatim predavačima, a da pri tome raspolažemo za nultim budžetom za honorare predavača? Nije.

Da li je bilo realno da predavač bude osoba (Pankaj Ghemawat) koja je među Top 15 menadžment mislioca na svijetu? Nije. Da li je bilo realno da predavač bude osoba (Christopher Fabian) koja je među 100 najuticajnijih ljudi na svijetu prema časopisu „Time”? Nije. Da li je bilo realno da predavač bude internet zvijezda (Veronica Belmont) i jedna od najuticajnijih osoba iz svijeta tehnologije na društvenim mrežama sa više od 1,7 miliona pratilaca na Tviteru? Nije. Da li je bilo realno da predavač bude osoba (Brian Solis) koja je jedan od najpoznatijih marketing stručnjaka i analitičara na svijetu i autor nekoliko biznis bestselera? Nije. Da li je bilo realno da predavač bude TED govornik (Rory Sutherland) čiji video snimak TED govora ima 3 miliona pregleda? Nije.

Ništa od navedenog nije bilo realno, ali smo u Spark.me timu imali jasnu viziju što želimo da postignemo. Koliko god vam se nešto na početku učini nemogućim, uz pravu ekipu, mnogo rada i ogromnu energiju, prevazići ćete to. Kao što kaže legendarni košarkaški trener, Dule Vujošević – „Realnost nije briga na koju se mi obaziremo!“

 

Hvala Vanja i vidimo se na Sparku,

 

Recent Posts

Leave a Comment

Start typing and press Enter to search